Il Budget per pianificare la tua impresa

Il budget per simulare e prevedere l’andamento del tuo business

Novembre è il mese per consolidare i pensieri sul futuro delle imprese; l’anno volge al termine e ogni buona imprenditrice e imprenditore inizia a visualizzare, insieme al suo team e ai suoi collaboratori, ciò che vorrebbero realizzare nel prossimo anno.

C’è un documento che da forma, sostanza, direzione e che permette di verificare queste visioni, il Budget, che è lo strumento che targhetta l’azienda nel suo futuro e getta le basi per la materializzazione e il controllo della Vision e della Mission dell’Impresa.

Ma cosa prevediamo?

Il fatturato, i costi, le movimentazioni finanziarie e quelle patrimoniali

Il budget, è importante ricordarlo, non è un unico documento ma è composto da diversi documenti, ognuno dei quali serve per simulare e prevedere uno specifico aspetto dell’impresa.

Ma vediamo prima di fare un’analisi dei diversi tipi di documenti quali sono alcune false convinzioni che generano tante difficoltà a redigere e mantenere un Budget.

Innanzitutto il Budget NON contiene previsioni, questo perché è essenzialmente uno strumento di simulazione il cui valore vedremo a breve.

Oltre  a questo i valori inseriti nel Budget  NON sono assoluti e possono essere modificati nel corso dell’anno. Apportare delle modifiche in corso d’opera permette di valutare ed adeguarsi alle condizioni reali, e aggiornare ciò a cui il budget è realizzato vale a dire darsi degli obiettivi.

 La mancanza di obiettivi nel business come nella vita equivale alla mancanza di una direzione verso cui orientare le nostre forze ed attività.

Il Budget è collegato dal più ampio piano di pianificazione strategica dell’impresa. Il Budget è un elemento del Business Model e un componente del più ampio strumento del Business Plan.

Esistono diversi tipi di Budget che sono costruiti a partire dalle nostre conoscenze effettive sull’impresa legate all’esperienza reale di chi ci lavora e di chi conosce il mercato in cui opera. La mancanza di questa consapevolezza si manifesta maggiormente nel mondo delle start-up in cui spesso si creano dei Budget che, per mancanza di conoscenze ed esperienza, sono più dei voli pindarici che degli strumenti di lavoro e guida strategica e di simulazione.

Quindi, tirando le fila di quanto detto fino ad ora, il budget  permette di:

• Aumentare la conoscenza del mio business grazie alla conoscenza nel dettaglio dei diversi aspetti della mia azienda da quello economico dei ricavi e dei costi a quello operativo e strategico
• Fissare i miei obiettivi e indicare i valori che serviranno a verifica del loro raggiungimento, ad indicazione di quando voglio raggiungerli e di quali sono.
• Generare risultati che in realtà non significa aver raggiunto quello che avevo indicato ma aver avuto sempre la consapevolezza di dove stavo andando e la possibilità di modificare di conseguenza il mio percorso
• Sapere quali sono i miei costi come incidono e come gestirli per lavorare sull’efficienza della mia impresa
• Fare simulazioni su differenti scenari e possibilità. Grazie alle conoscenze posso individuare strade alternative e soluzioni con il minor dispendio di risorse e riducendo di conseguenza i rischi.
• Individuare priorità tra le diverse ipotesi e soluzioni individuate
• Evitare situazioni inattese che possono determinare delle perdite pericolose per la mia attività
• Costruire una struttura ed un team di lavoro consapevole delle motivazioni per cui sono fatte certe scelte e con chiare indicazioni sugli obiettivi e i risultati da raggiungere

Vediamo quali sono adesso i Budget principali che possiamo costruire per avere una visione completa dell’impresa e delle sue potenzialità.

Innanzitutto per la costruzione del Budget complessivo possiamo realizzare dei Budget intermedi o Budget Operativi che ci aiutano ad analizzare le singole parti dell’impresa.

I Budget operativi sono:

• Budget commerciale 
• Budget della produzione
• Budget del personale
• Budget degli investimenti

Un suggerimento che mi sento di dare per la redazione del Budget è quello di usare approccio bottom-up coinvolgendo i direttori di reparto e tutte le persone che possono avere un ruolo strategico nella sua redazione, piuttosto che un approccio top-down in cui la direzione elabora e successivamente cala il risultato nei reparti.

La preparazione del Budget si suddivide quindi (partendo dall’approccio bottom-up) in:

• Coinvolgimento dei responsabili dei vari reparti
• Identificazione e confronto sugli obiettivi specifici
• Definizione delle priorità si riguardo le risorse e gli investimenti necessari per raggiungere gli obiettivi
• Attivazione di un sistema di delega di responsabilità ed autonomia delle persone.

Vediamo i diversi Budget nel dettaglio:

Il primo budget che è necessario costruire è il Budget Commerciale. I ricavi dati dalla formula Prezzo x Quantità sono il punto di partenza perché è il carburante su cui l’azienda costruisce la sua prosperità e possibilità di crescita e sviluppo. Possiamo eventualmente creare altre classificazioni come le aree geografiche, le tipologie di prodotto o di clienti. Oltre alla stima delle vendite in questo Budget si inserisce anche l’elenco dei costi commerciali che sono tutti quelli sostenuti per la commercializzazione del prodotto, come la pubblicità, la promozione, i servizi post-vendita e la distribuzione.

Successivamente costruiremo il Budget della produzione, che è ovviamente legato alla quantità di prodotti o servizi che vogliamo vendere. In questo Budget stimiamo i costi per le merci e le materie prime, i costi fissi e quelli variabili legati alla produzione, l’eventuale tasso di rotazione ed il valore del magazzino. Contiene l’elaborazione dei costi necessari per produrre i volumi stimati dal Budget delle vendite. L’obiettivo di questo Budget è quello di generare una produzione adeguata ai volumi, evitare troppi costi, avere un livello di scorte sufficiente alle richieste previste.

Quando abbiamo definito la linea produttiva abbiamo quello che ci serve per stimare il personale di cui abbiamo bisogno per realizzare quando ipotizzato, per questo si va a redigere il Budget dei costi del personale.

Diretta conseguenza del Budget della produzione è il Budget degli investimenti che si genera in base alla quantità che abbiamo scelto di produrre che determina o meno la necessità di acquisire ulteriori linee di produzione che posso essere formate da nuovi macchinari e da macchinari più performanti. L’obiettivo è quello di migliorare la competitività aziendale tenendo conto dei vincoli di costi e disponibilità economiche dell’impresa. Contiene i dati che provengono dagli altri Budget come le necessità di acquisto dei macchinari e i conseguenti valori di ammortamento per suddividere il costi negli anni, la valutazione del costo di produzione e del personale produttivo, la variazione dei possibili volumi di vendita e dei conseguenti costi commerciali.

Una volta realizzati i Budget operativi possiamo passare alla redazione del Budget Economico di quello Patrimoniale e di quello Finanziario

Il Budget economico riprende i dati dei budget operativi e li riporta ai valori economici di costi e ricavi all’interno del sistema contabile dell’impresa. La sua importanza è legata al fatto di mettere in evidenza i programmi di spesa nell’anno e la verifica del raggiungimento dell’equilibrio economico tra costi e ricavi attesi.

Facciamo una piccola digressione..

Dal mio punto di vista ogni attività imprenditoriale dovrebbe fare il Budget in questo periodo dell’anno non importa di che dimensioni aziendali stiamo parlando, dal professionista nel regime forfettario fino alla grande azienda che fattura decine di milioni di euro. Chiaramente alcuni dei Budget di cui stiamo parlando non riguardano le realtà più piccole ma nelle realtà più grandi ci sarà necessità di maggiori tipologia di documenti. In ogni caso il valore di queste informazioni sta nel prendere quello che ci serve per comprendere l’importanza di questo strumento e introdurlo nelle nostre attività mensili per costruire o migliorare il sistema di programmazione e controllo che ci permette di realizzare completamente il nostro ruolo di imprenditrici e imprenditori delle nostre imprese.

Il Budget patrimoniale permette di effettuare una stima legata ai valori patrimoniali dell’impresa. In questo caso vogliamo andare a mettere a fuoco i valori che muovono i flussi di cassa. Che sono le variazioni in aumento o in diminuzione della liquidità dell’azienda che si verificano in un determinato periodo di tempo.

Nel budget patrimoniale si analizzano le rimanere di magazzino, la movimentazione dei crediti e dei debiti commerciali, le attività di finanziamento

L’ultimo Budget, che deve la sua posizione solo al fatto che è il risultato dei dati raccolti negli altri documenti, è il Budget Finanziario che consente di stimare il flusso di cassa complessivo nel periodo di tempo analizzato. L’obiettivo è quello di verificare la sostenibilità finanziaria dei programmi aziendali.

Viene creato a partire dai dati degli altri Budget:

• Dal prospetto economico si estraggono i dati dei costi e dei ricavi
• Dal prospetto patrimoniale si estraggono le voci di entrate ed uscite

Questo Budget è il punto di arrivo di tutto il processo di Budgeting e può a sua volta essere suddiviso in Budget delle Fonti e Impieghi dove possiamo elaborare i saldi di cassa su differenti basi temporali come il mese o il trimestre comprendendo così di quanti soldi abbiamo necessità per realizzare i nostri obiettivi e da dove vengono.

In conclusione il Budget è uno strumento che ci aiuta a mettere a fuoco dove siamo e dove vogliamo andare e, se fatto a livello di team, ci aiuta a costruire un senso di azienda in cui tutti sanno di essere parte della costruzione del futuro.

Impiegare tempo per quest’attività è sicuramente un tempo ben impiegato e dovrebbe essere segnato nelle nostre agende come attività fondamentale, importante ed urgente.

Se volete saperene di più e richiedere il nostro supporto non esitate e contattarci per approfondire il lavoro sul Budget.