La Gestione per realizzare di “Grandi Cose”

La gestione della pianificazione, organizzazione e attuazione per raggiungere gli obbiettivi e realizzare “Grandi Cose”

La persona che oggi ci ha ispirato è Peter Ferdinand Drucker, saggista ed economista austriaco, uno dei grandi maestri della Gestione per Obiettivi e descritto da molti come “il fondatore della gestione moderna”.

Oggi vediamo quello che, secondo Drucker, deve fare un direttore esecutivo per essere in grado di realizzare grandi cose all’interno dell’impresa in cui opera. Le attività che Drucker racconta, in relazione alla figura del Direttore Esecutivo, possono essere applicate anche alla figura dell’imprenditore nelle piccole e medie realtà in cui riveste il ruolo di chi organizza e gestisce l’impresa.

Vediamo subito quelli che sono gli aspetti che rendono un direttore/imprenditore o una direttrice/ imprenditrice veramente efficace:

1. Domandarsi “Cosa deve essere fatto?”
2. Pensare a “Cosa è giusto per l’impresa?”
3. Sviluppare un piano d’azione efficace
4. Assumersi la responsabilità per ogni sua decisione
5. Definire e applicare le modalità e le attività di comunicazione
6. Essere focalizzato sulle opportunità piuttosto che sui problemi
7. Saper svolge meeting produttivi
8. Pensare in termini di “Noi” invece che di “Io”

Possiamo suddividere queste otto punti in tre segmenti:

• Le prime due pratiche: cosa deve essere fatto e cosa è giusto per l’impresa servono per avere la conoscenza di quello di cui c’è bisogno.
• Le successive quattro: il piano d’azione, la responsabilità per le decisioni e per la comunicazione e la focalizzazione sulle opportunità piuttosto che sui problemi servono a convertire la conoscenza in azioni efficaci.
• Gli ultimi due elementi legati ai meeting produttivi e al senso di gruppo assicurano che tutta l’organizzazione si senta responsabile e coinvolta.

Prima di addentrarci nell’analisi delle otto pratiche però faccio una digressione su due principi che è importante tenere sempre a mente quando parliamo di gestione e organizzazione che sono i principi di efficacia ed efficienza.

L’efficacia fa riferimento alla capacità di conquistare un obiettivo prefissato, mentre l’efficienza si riferisce alla capacità di farlo grazie all’impiego delle risorse minime indispensabili. Le possiamo riassumere un una frase:

Siamo efficaci ed efficienti quanto raggiungiamo il massimo risultato spendendo il minimo necessario.

Vediamo adesso le otto pratiche che suggerisce Drucker.

La prima attività consiste nel domandarmi cosa è necessario fare. Prendo questa domanda molto seriamente perché è la domanda cruciale per il successo manageriale. Fallire nel rispondere rende il lavoro inefficace con tutte le conseguenze che ne conseguono.

Un Importante aspetto da sottolineare è che la domanda NON si focalizza su “Cosa voglio o posso fare”, ma cosa c’è bisogno di fare.
Spesso la risposta a questa domanda contiene delle urgenze a cui è necessario rispondere. Quindi nella mia organizzazione penso prima alle cose urgenti per poi trovare il tempo per le cose importanti ma non urgenti. Rimanere focalizzati e concentrarci su un obiettivo alla volta, per quanto possibile, è l’approccio che ci porta alla realizzazione di quello che desideriamo. Focalizzarci su più di due obiettivi per volta rende molto difficile rimanere efficaci nelle proprie scelte e per questo è importante definire delle priorità e rimanere concentrati su di esse. Come ad esempio definire che voglio servire.

Per riuscire a gestire più obiettivi ho la necessità di creare un buon processo di delega di responsabilità.

Quando  raggiungo l’obiettivo e prima di passare al successivo, è importante dedicare tempo per analizzare quello che è successo ed è stato registrato (ho registrato le attività ed i loro risultati?). In questo modo posso verificare le nuove conoscenze, i punti di forza e di debolezza e come questi influenzano le scelte successive.

Questa analisi permette di creare un circolo virtuoso in cui ad ogni passaggio grazie alla ricerca del miglioramento e di nuove soluzioni.

Il secondo passo è rispondere alla domanda “E’ la cosa giusta per l’impresa?”. Riuscire a pensare all’interesse dell’impresa come un unico essere piuttosto che agli interessi personalistici di alcuni gruppi è un atteggiamento fondamentale per gestire l’attività in maniera efficace. Questo lavoro permette di costruire una visione d’insieme da comunicare a tutti e permettere così di riconoscersi sotto un’unica visione e missione comune. È questa la base che mi servirà per fare una comunicazione efficace e permettere alle persone di riconoscersi nell’impresa.

il passo successivo è quello di scrivere un piano d’azione.  Nella puntata sul time management (che se non hai sentito ti invito a fare appena possibile) abbiamo analizzato come scrivere un piano d’azione.

Gli imprenditori e le imprenditrici sono persone fattive, per loro la conoscenza è inutile fino a che non è trasformata in azione.

Desiderano risultati, analisi, valutazioni, e attività con cui impiegare al meglio il loro tempo.

“Cosa ci aspettiamo nei prossimi 18 mesi? – A quali attività dedicherò la mia  attenzione? Sono accettabili? Porteranno i risultati attesi? ” queste sono alcune delle domande che determinano il piano d’azione che vogliamo realizzare.

Ricordiamoci però che il piano d’azione è una dichiarazione d’intenti piuttosto che un impegno effettivo. Questo perché come abbiamo visto precedentemente dovremmo leggerlo e modificarlo molto spesso a mano amano che svolgiamo le nostre attività e raccogliamo dati di risultato. Il piano d’azione è quindi uno strumento flessibile.

Adesso che abbiamo messo insieme tutti gli elementi di analisi è giunto il momento di passare all’azione.

Per assumersi la responsabilità delle proprie azioni è importante seguire alcuni principi:

• Una decisione non è presa prima che le persone siano informate
• Abbiamo stabilito chi sarà responsabile della sua realizzazione
• Abbiamo stabilito delle scadenze
• Sappiano quali sono le persone che saranno influenzate dalla decisione ed è importante che anche loro lo sappiano, e comprendano e approvino quello che sta per accadere
• Anche e persone che non subiranno direttamene la decisione devono essere informate sulle conseguenze che saranno generate

Spesso quello che si osserva è che le decisioni non hanno prodotto i risultati attesi perché a compiere certe attività sono state messe persone non competenti a riguardo, ma è responsabilità di chi dirige saper valutare e scegliere chi è più adatto a certe attività, o in alternativa farsi aiutare da chi ne ha le capacità.

Questo flusso di informazioni è strettamente legato al fatto di comunicare in modo da essere sicuri che i piani d’azione e le informazioni necessarie siano comprese.

Condividere i piani domandando commenti e feedback a tutte le persone coinvolte permette di esser sicuri di quali informazioni siano necessarie per realizzare quanto previsto.

Le aziende sono tenute insieme dalle informazioni che circolano piuttosto che dalle attività e dalle procedure.

Focalizzarsi sulle opportunità piuttosto che sui problemi è uno dei maggiori punti di forza che possiamo acquisire.

Ovviamente l’attività di problem solving è necessaria ma ha lo scopo di prevenire i danni, mentre esplorare opportunità ha la potenzialità di produrre risultati innovativi.

Trattare una minaccia come opportunità avviene se facciamo attenzione:

• Ai successi inaspettati o ai fallimenti inattesi
• Alla distanza tra quello che potrebbe essere e quello che in realtà è, sia a livello produttivo, che di processi e di servizi quindi prestando attenzione  all’innovazione di processo di prodotto o di servizio
• Possiamo prestare attenzione ai cambiamenti del mercato di riferimento o delle modalità produzione
• Ci possiamo far ispirare dal cambiamento degli aspetti demografici
• Dal cambio di mentalità (pensiamo ad esempio al recente incremento nell’uso di strumenti online di comunicazione)
• Acquisendo nuove conoscenze o nuove tecnologie.

Un Aspetto pratico che possiamo attivare nelle nostre attività è quello di redigere, ai fini di controllo, un report mensile legato alle attività e alle scelte aziendali in cui, nella prima pagina, inseriamo un elenco di opportunità che abbiamo individuato nel mese.

Adesso parliamo dei meeting.

Svolgere un meeting in modo produttivo è come usare un balsamo risanante e rinvigorente per tutta l’azienda.

Innanzitutto partiamo considerando meeting anche una conversazione tra due persone. Per ciò cerchiamo di rendere produttivo anche questo semplice scambio.

Rendere un meeting produttivo significa fare si che sia una sessione di lavoro piuttosto che un ring in cui le persone di affrontano.

La chiave per rendere un meeting produttivo è quella di decidere in anticipo che tipo di meeting sarà.

Anche in questo caso il buon Drucker ci viene in aiuto definendo diverse tipologie di meeting:

• Un meeting in cui preparare delle dichiarazioni e delle azioni in questo tipo di meeting deve essere preparato, da una persona incaricata, uno schizzo del documento da approvare e alla fine del meeting sempre la stessa persona avrà la responsabilità di redigere il documento e distribuirlo.
• Un meeting in cui facciamo annunci come ad esempio cambi organizzativi. In questo caso il meeting deve essere limitato all’annuncio e alla sua discussione,
• Un meeting un cui sono esposti i dati di una sola persona in questo incontro saranno discussi solamente i dati riportati.
• Un incontro con vari report da diverse persone in questo incontro la presentazione di ogni persona deve essere contenuta in un tempo limitato con l’aggiunta di un tempo per domande e chiarificazioni. In alternativa per ogni report ci può essere una breve discussione di team. In questo caso i report devono essere distribuiti in anticipo per permettere a tutti di conoscerne i contenuti. Il tempo di presentazione dei report dovrebbe essere al massimo di 15 minuti.

Un buon follow up è altrettanto importante. Quando un incontro è finito è molto utile creare un documento che riassuma l’andamento del meeting le informazioni e le decisioni che ne sono risultate.

Questo compito spetta a chi gestisce i meeting con il suggerimento però di richiedere l’aiuto di altre persone per raccogliere le informazioni durante l’incontro.

L’ultimo aspetto è quello in cui un imprenditore, imprenditrice o manager, non si esprime dicendo “IO”, ma  parla e pensa in termini di “NOI” come organizzazione.

L’imprenditore o l’imprenditrice ha la responsabilità su quello che avviene ma questa è legata alla fiducia che ha verso la propria organizzazione. E pensare alle opportunità e ai bisogni dell’impresa prima che ai propri sviluppa un senso di gruppo e di collettività.

Riuscire a gestire tutti gli aspetti suggeriti da Drucker non è sicuramente facile all’inizio, ma affrontando un punto alla volta e renderlo parte della nostra attività farà si che in breve tempo molte cose inizieranno a funzionare in modo differente.

Se vuoi confrontarti e capire come mettere in pratica questi suggerimenti puoi scriverci o chiamarci.