Il budget e la visione del futuro
Novembre è il mese per consolidare i pensieri sul futuro della nostra impresa; l’anno volge al termine e ogni buon imprenditrice e imprenditore inizia a visualizzare, insieme al suo team e ai suoi collaboratori, ciò che vorrebbero realizzare nel prossimo futuro.
C’è un documento che da forma, sostanza, direzione e che permette di verificare queste visioni, il Budget, o bilancio previsionale, che è lo strumento che targhetta l’azienda nel suo futuro e getta le basi per la materializzazione e il controllo della Vision e della Mission d’Impresa.
Trascrizione del Podcast
Il Budget e la visione del futuro
Budgeting che è l’attività di creazione di un bilancio previsionale, solitamente riferito ai prossimi 12 mesi. Ad esempio, al momento, ha senso iniziare a preparare il Budget per l’anno 2022
La domanda che sorge spontanea è cosa prevediamo?
Vogliamo ipotizzare il fatturato, i costi, le movimentazioni finanziare costituite dalle entrate e dalle uscite, quelle patrimoniali formate dai Debiti e dai Crediti, dagli investimenti e dai Finanziamenti.
Il budget non è un unico documento ma è composto da diversi documenti, ognuno dei quali serve per simulare e prevedere uno specifico aspetto dell’impresa.
Ma prima di addentrarci nelle diverse tipologie di budget facciamo una deviazione che ci porta all’inizio del nostro viaggio ed in particolare al perché un’imprenditrice o un imprenditore dovrebbe fare un budget.
Innanzitutto liberiamoci delle false idee sul perché è importante fare un Budget…
Il primo mito da sfatare è che il budget contenga delle previsioni, la recente pandemia mondiale ha dimostrato apertamente che prevedere cosa accadrà nel mondo e in particolare a livello economico è estremamente difficile se non impossibile. Il Budget è essenzialmente uno strumento di simulazione il cui valore vedremo a breve.
Il secondo mito da sfatare è che i valori inseriti nel Budget sono assoluti e che non possono essere modificati nel corso dell’anno. Proprio in relazione al primo mito poter apportare delle modifiche in corso d’opera permette di valutare ed adeguarsi alle condizioni reali, e aggiornare ciò per cui il budget è realizzato vale a dire darsi degli obiettivi. La mancanza di obiettivi nel business come nella vita equivale alla mancanza di una direzione verso cui orientare le nostre forze ed attività.
Il terzo mito da sfatare è che il Budget sia uno strumento a se stante scollegato dal più ampio piano di pianificazione strategica dell’impresa. Il Budget è un componente del Business Plan che è espressione del Business Model dell’impresa.
Abbiamo iniziato a comprendere che il Budget è legato a doppio nodo alla formulazione degli obiettivi aziendali che, come vedremo in un podcast dedicato, quando definiti in maniera corretta incrementano di molto la possibilità di essere realizzati.
In particolare una delle caratteristiche fondamentali di un obiettivo è quello della Misurabilità, che come è facile comprendere si riferisce ai valori numerici che posso ricavare dalla formulazione del mio Budget.
Un’altra caratteristica degli obiettivi è che siano realistici, vale a dire fondati su analisi concrete ricavate dall’esperienza nostra o di chi ci consiglia . Per questo ipotizzare possibili scenari immaginari o desiderabili creati più che altro dalla nostra immaginazione non è utile al lavoro di Budgettizzazione e di creazione degli Obiettivi.
Per questo i diversi tipi di Budget sono costruiti a partire dalle nostre conoscenze effettive sull’impresa, sull’esperienza reale di chi ci lavora e di chi conosce il mercato in cui opera. La mancanza di questa consapevolezza si manifesta maggiormente nel mondo delle start-up in cui spesso si creano dei Budget che, per mancanza di conoscenze ed esperienza, sono più dei voli pindarici che degli strumenti di lavoro e guida strategica e di simulazione.
Quando invece i dati di origine e quelli previsionali sono il frutto nato della consapevolezza dell’imprenditrice o dell’imprenditore e del loro team allora il Budget diventa un potente strumento di simulazione, organizzazione e gestione e un modo estremamente efficace di tenere la barra del timone per veleggiare nell’oceano azzurro delle imprese che funziona e realizzano i loro scopi e obiettivi imprenditoriali.
Quindi, tirando le fila di quanto detto fino ad ora, il budget mi permette di:
- Aumentare la conoscenza del mio business grazie alla conoscenza nel dettaglio dei diversi aspetti della mia azienda da quello economico dei ricavi e dei costi a quello operativo e strategico
- Fissare i miei obiettivi e indicare i valori che serviranno a verifica del loro raggiungimento, ad indicazione di quando voglio raggiungerli e di quali sono.
- Generare risultati che in realtà non significa aver raggiunto quello che avevo indicato ma aver avuto sempre la consapevolezza di dove stavo andando e la possibilità di modificare di conseguenza il mio percorso
- Sapere quali sono i miei costi come incidono e come gestirli per lavorare sull’efficienza della mia impresa
- Fare simulazioni su differenti scenari e possibilità. Grazie alle conoscenze posso individuare strade alternative e soluzioni con il minor dispendio di risorse e riducendo di conseguenza i rischi.
- Individuare priorità tra le diverse ipotesi e soluzioni individuate
- Evitare situazioni inattese che possono determinare delle perdite pericolose per la mia attività
- Costruire una struttura ed un team di lavoro consapevole delle motivazioni per cui sono fatte certe scelte e con chiare indicazioni sugli obiettivi e i risultati da raggiungere
Da queste indicazioni vediamo chiaramente che un Budget è uno strumento indispensabile nell’attività imprenditoriale perché nella sua redazione andiamo a toccare tutti quelli che sono gli elementi strategici e che rendono l’azienda prosa e in costante crescita oltre ad essere gli elementi che permettono di affrontare i momenti di difficoltà limitando i rischi e massimizzando l’impiego delle risorse.
Vediamo adesso le principali tipologie di Budget e le loro relazioni
Innanzitutto facciamo chiarezza su un principio fondamentale che sta alla base dell’attività di Budgeting. Il Budget è una fotografia numerica dell’assetto e delle attività strategiche dell’azienda.
Per questo quando parliamo di Budget ci riferiamo ad una pluralità di documenti che confluiscono si relazionano gli uncino gli altri e che nella loro stesura successiva confluiscono nei budget principali che sono il Budget Economico, quello Patrimoniale e quello Finanziario.
I budget intermedi sono quelli chiamati Budget operativi e sono rappresentati dal:
- Budget commerciale
- Budget della produzione
- Budget del personale
- Budget degli investimenti
Un suggerimento che mi sento di darti per la redazione del Budget è quello di approccio bottom-up coinvolgendo i direttori di reparto e tutte le persone che possono avere un ruolo strategico nella sua redazione, piuttosto che un approccio top-down in cui la direzione elabora e successivamente cala il risultato nei reparti.
La preparazione del Budget si suddivide quindi (partendo dall’approccio bottom-up) in:
- Coinvolgimento dei responsabili dei vari reparti
- Identificazione e confronto sugli obiettivi specifici
- Definizione delle priorità si riguardo le risorse e gli investimenti necessari per raggiungere gli obiettivi
- Attivazione di un sistema di delega di responsabilità ed autonomia delle persone.
Permettetemi di fare una piccola digressione su un tema di grandi importanza che spesso determina il fallimento nell’impiego dello strumento del Budget nelle imprese.
I budget operativi come quello economico che forma la mappa di riferimento hanno una struttura che riassume per tipologie di valori le manifestazioni numeriche nei diversi momenti temporali individuati. Un aspetto importante è che questa suddivisione sia compatibile e direttamente collegata alle attività dell’amministrazione, quindi che usi gli stessi nomi dei conti che vengono usati nelle registrazioni contabili o che siano facilmente collegabili. Questo favorisce un aumento della velocità di analisi e sicuramente fa sì che il processo di verifica sia più immediato e chiaro. Il risultato di questa attività di collegamento è molto importante perché spesso l’attività di controllo viene sospesa proprio a causa delle difficoltà di collegamento che esistono tra il sistema amministrativo e i Budget fatti da altri reparti.
Il primo budget che è necessario costruire è il Budget Commerciale. I ricavi dati dalla formula Prezzo x Quantità sono il punto di partenza perché è il carburante su cui l’azienda costruisce la sua prosperità e possibilità di crescita e sviluppo. Dobbiamo quindi stabilire un prezzo di vendita e una qualità di prodotti o servizi che vogliamo vendere. Possiamo eventualmente creare altre classificazioni come le aree geografiche, le tipologie di prodotto o di clienti. Oltre alla stima delle vendite in questo Budget si inserisce anche l’elenco dei costi commerciali che sono tutti quelli sostenuti per la commercializzazione del prodotto, come la pubblicità, la promozione, i servizi post-vendita e la distribuzione.
Successivamente costruiremo il Budget della produzione, che è ovviamente legato alla quantità di prodotti o servizi che vogliamo vendere. In questo Budget stimiamo i costi per le merci e le materie prime, i costi fissi e quelli variabili legati alla produzione, l’eventuale tasso di rotazione ed il valore del magazzino. Contiene l’elaborazione dei costi necessari per produrre i volumi stimati dal Budget delle vendite. L’obiettivo di questo Budget è quello di generare una produzione adeguata ai volumi, evitare troppi costi, avere un livello di scorte sufficiente all richieste previste.
Quando abbiamo definito la linea produttiva abbiamo quello che ci serve per stimare il personale di cui abbiamo bisogno per realizzare quando ipotizzato, per questo si va a creare il Budget dei costi personali.
Diretta conseguenza del Budget della produzione è il Budget degli investimenti che si genera in base alla quantità che abbiamo scelto di produrre che determina o meno la necessità di acquisire ulteriori linee di produzione che posso essere formate da nuovi macchinari e da macchinari più performanti. L’obiettivo è quello di migliorare la competitività aziendale tenendo conto dei vincoli di costi e disponibilità economiche dell’impresa. Contiene i dati che provengono dagli altri Budget come le necessità di acquisto dei macchinari e i conseguenti valori di ammortamento per suddividere il costi negli anni, la valutazione del costo di produzione e del personale produttivo, la variazione dei possibili volumi di vendita e dei conseguenti costi commerciali.
Quando il budget è stato costruito sarà possibile analizzare la questione dal punto di vista economico misurando gli effetti in termini di risorse finanziarie necessarie.
Un aspetto che può essere aggiunto nella misurazione dei risultati è quello di inserire nella struttura del budget anche i valori numerici o KPI Key Performance Indicator o indicatori di performance che servono per allineare il raggiungimento del obiettivi con valori misurabili a livello quantitativo. Ad esempio il valore può essere individuato nel numero di nuovi clienti, nell’individuare quanti sono attivi, nel valore medio delle fatture emesse e così via.
Una volta realizzati i Budget operativi possiamo passare alla redazione del Budget Economico di quello Patrimoniale e di quello Finanziario
Il Budget economico riprende i dati dei budget operativi e li riporta ai valori economici di costi e ricavi all’interno del sistema contabile dell’impresa. La sua importanza è legata al fatto di mettere in evidenza i programmi di spesa nell’anno e la verifica del raggiungimento dell’equilibrio economico tra costi e ricavi attesi.
Facciamo una piccola digressione..
Dal mio punto di vista ogni attività imprenditoriale dovrebbe fare il Budget in questo periodo dell’anno non importa di che dimensioni aziendali stiamo parlando, dal professionista nel regime forfettario fino alla grande azienda che fattura decine di milioni di euro. Chiaramente alcuni dei Budget di cui stiamo parlando non riguardano le realtà più piccole ma nelle realtà più grandi ci sarà necessità di maggiori tipologia di documenti. In ogni caso il valore di queste informazioni sta nel prendere quello che ci serve per comprendere l’importanza di questo strumento e introdurlo nelle nostre attività mensili per costruire o migliorare il sistema di programmazione e controllo che ci permette di realizzare completamente il nostro ruolo di imprenditrici e imprenditori delle nostre imprese.
Andiamo avanti..
Il Budget patrimoniale permette di effettuare una stima legata ai valori patrimoniali dell’impresa. In questo caso vogliamo andare a mettere a fuoco i valori che muovono i flussi di cassa. Che sono le variazioni in aumento o in diminuzione della liquidità dell’azienda che si verificano in un determinato periodo di tempo.
Nel budget patrimoniale si analizzano le rimanere di magazzino, la movimentazione dei crediti e dei debiti commerciali, le attività di finanziamento
L’ultimo Budget, che deve la sua posizione solo al fatto che è il risultato dei dati raccolti negli altri documenti, è il Budget Finanziario che consente di stimare il flusso di cassa complessivo nel periodo di tempo analizzato. L’obiettivo è quello di verificare la sostenibilità finanziaria dei programmi aziendali.
Viene creato a partire dai dati degli altri Budget:
- Dal prospetto economico si estraggono i dati dei costi e dei ricavi
- Dal prospetto patrimoniale si estraggono le voci di entrate ed uscite
Questo Budget come dicevo p il punto di arrivo di tutto il processo di Budgeting e può a sua volta essere suddiviso in Budget delle Fonti e impieghi che elabora i saldi di cassa su differenti basi temporali come il mese o il trimestre mostrando essenzialmente di quanti soldi abbiamo necessità per realizzare i nostri obiettivi e da dove vengono.
Un ulteriore approfondimento potrebbe essere il Budget di tesoreria che possiamo utilizzare se avessimo la necessità di misurare flussi cassa nel brevissimo periodo.
Ma per oggi il nostro viaggio ci ha portato a mettere tante informazioni insieme che hanno bigino di tempo e verifiche per essere digerite e messe in pratica. Se volete approfondire le idee sui modelli e le tecniche di Budgeting o volete solo confrontarvi sulla necessità o meno di redigere un budget per la vostra impresa potete scriverci e contattarti su evolvingproject.it dove troverete anche la trascrizione di questo podcast alla prossima avventura and stay evolver.
