La Gestione per realizzare Grandi Cose
Spesso la differenza tra un’impresa che viaggia a gonfie vele e una che annaspa è collegata ad una figura che organizza e gestisce le attività e i processi, nelle grandi aziende si chiama Direttore Esecutivo nelle di medie e piccole dimensione questa figura è impersonificata dall’imprenditore o dall’imprenditrice.
Se ti interessa diventare efficace nella tua attività allora ascolta quello che ho da raccontarti.
Trascrizione del Podcast
La Gestione per realizzare Grandi Cose
Come gestire di un’azienda per realizzare grandi cose.
Prima di entrare nella nostra storia voglio presentarti il personaggio da cui ho tratto ispirazione per questo racconto, Peter Ferdinand Drucker economista e saggista austriaco. Drucker È stato uno dei pensatori e scrittori più noti e più influenti in materia di teoria e pratica del management. A lui si ricollega il concetto noto come gestione per obiettivi ed è stato descritto come “il fondatore della gestione moderna”, oltre a questo i suoi scritti hanno predetto molti dei principali sviluppi della fine del ventesimo secolo.
Secondo Drucker quello che fa un direttore esecutivo veramente efficace sono otto pratiche:
- La prima è domandarsi “Cosa deve essere fatto?”
- Chiedendosi poi “Cosa è giusto per l’impresa?”
- Sviluppando successivamente un piano d’azione
- E assumendosi la responsabilità per ogni sua decisione
- Oltre che la responsabilità per la sua comunicazione
- Il sesto aspetto e quello di essere focalizzato sulle opportunità piuttosto che sui problemi
- Una delle grandi capacità che un imprenditore deve possedere è quella di saper svolge meeting produttivi (e vedremo come)
- Ed infine pensare in termini di “Noi” invece che di “Io”
Questo è il cammino che oggi faremo insieme, ma entriamo nella nostra storia…
Vediamo subito dall’alto, le aree della mappa che che abbiamo appena tracciato per poi entrare in ognuna di esse.
- Le prime due pratiche, vale a dire, cosa deve essere fatto e cosa è giusto per l’impresa servono per avere la conoscenza di quello di cui c’è bisogno
- Le successive quattro, cioè il piano d’azione, la responsabilità per le decisioni e per la comunicazione e la focalizzazione sulle opportunità piuttosto che sui problemi servono a convertire la conoscenza in azioni efficaci.
- Gli ultimi due elementi legati ai meeting produttivi e al senso di gruppo assicurano che tutta l’organizzazione si senta responsabile e coinvolta.
Iniziamo adesso la nostra esplorazione di ogni aspetto che rende un direttore esecutivo ed un imprenditore veramente efficace.
Ma prima facciamo una piccola deviazione per approfondire due termini che usiamo molto spesso e talvolta in maniera errata: i termini in questione sono efficace ed efficiente
L’efficacia fa riferimento alla capacità di conquistare un obiettivo prefissato, mentre l’efficienza si riferisce alla capacità di farlo grazie all’impiego di risorse minime indispensabili.
Se le riassumiamo un una frase
siamo efficaci ed efficienti quanto raggiungiamo il massimo risultato spendendo il minimo necessario.
Oggi parliamo di come un imprenditore, un imprenditrice o un direttore esecutivo possono massimizzare la loro efficacia grazie al pensiero di Drucker.
Addentriamoci adesso in ognuna delle aree di efficacia che abbiamo visto.
La prima attività consiste nel domandare cosa è necessario fare. Prendiamo questa domanda molto seriamente perché è una domanda cruciale per il successo manageriale. Fallire nel rispondere rende il nostro lavoro inefficace con tutte le conseguenze che ne conseguono. Facciamo attenzione però perché la domanda NON è “Cosa voglio fare!” Ma Cosa c’è bisogno di fare!
Spesso la risposta a questa domanda quindi contiene delle urgenze a cui dobbiamo rispondere. Ma come imprenditori dobbiamo rimanere focalizzati e concentrarci su un obiettivo alla volta per quanto possibile. Focalizzarci su più di due obiettivi per volta rende molto difficile far rimanere efficaci le nostre scelte e per questo è importante definire delle priorità e rimanere concentrati su di esse. Come ad esempio definire correttamente cosa l’azienda vuole realizzare, la localizzazione o il target che vogliamo servire.
Una volta realizzato l’obiettivo però non passiamo direttamente al successivo ma analizziamo la situazione per verificare tutte le nuove conoscenze che abbiamo acquisito e come queste influenzano le scelte successive.
Questo è importante perché a mano a mano che andiamo avanti nella realizzazione degli obiettivi trasformiamo anche altri aspetti della nostra impresa e con essi anche le decisioni e le attività che avevamo pensato di compiere precedentemente.
Per questo la domanda da porsi quando realizziamo un obiettivo è: cosa deve essere fatto adesso? E la risposta è solitamente quella di ridefinire le priorità che avevo individuato.
Un altro aspetto importante quando analizziamo le priorità che abbiamo elencato è legato all’identificazione di quelle per cui siamo meglio attrezzati o capaci di gestire.
Per le altre è importante saper esercitare una buona capacità di delega di responsabilità. Un buon imprenditore o imprenditrice si focalizza su quello che può svolgere particolarmente bene.
La seconda pratica è quella di rispondere alla domanda “E’ la cosa giusta per l’impresa?”. Questa domanda serve per focalizzare l’attenzione sull’impresa come entità piuttosto che sui suoi potatori d’interesse.
Riuscire a pensare all’interesse dell’impresa come un unico essere piuttosto che agli interessi personalistici di alcuni gruppi è un atteggiamento fondamentale per gestire l’attività in maniera efficace. Questo lavoro permette di costruire una visione d’insieme da comunicare a tutti e permettere così di riconoscersi sotto un’unica visione e missione comune. Specialmente in Italia in cui abbiamo business, spesso gestiti a livello familiare, fare il passaggio da una visione personalistica e proprietaria ad una visione d’insieme, favorisce lo sviluppo e la sostenibilità nel tempo dell’azienda.
Adesso entriamo nel vivo dell’efficacia con quelle che sono le attività pratiche…
Il primo passo…
Scrivi un piano d’azione
Nella puntata sul time management (che se non hai sentito ti invito a fare appena possibile) abbiamo analizzato come scrivere un piano d’azione.
Adesso vediamo la sua applicazione all’attività di gestione aziendale.
Gli imprenditori e le imprenditrici sono persone fattive, sono doer (come si dice in inglese). Per loro la conoscenza è totalmente inutile fino a che non è trasformata in azioni. Desiderano risultati, analisi, valutazioni, e modalità con cui impiegare al meglio il loro tempo.
“Cosa ci aspettiamo nei prossimi 18 mesi? – A quali attività dedicherò la mia attenzione? Sono accettabili? Porteranno i risultati attesi? ” queste sono alcune delle domande che determinano il piano d’azione che vogliamo realizzare.
Ricordiamoci però che il piano d’azione è una dichiarazione d’intenti piuttosto che un impegno effettivo. Questo perché come abbiamo visto precedentemente dovremmo guardarlo e modificarlo molto spesso a mano amano che svolgiamo le nostre attività e raccogliamo dati di risultato. Per questo è necessario ricordare che il piano d’azione deve essere flessibile.
E’ necessario identificare punti di controllo a tempistiche stabilite e le attività di aggiornamento del piano. Questo costituisce la base del time management dell’attività imprenditoriale.
Il passaggio successivo è naturalmente L’azione.
Tradurre i piani in azione necessita di prestare particolare attenzione al processo decisionale, alla comunicazione, alle opportunità (invece che ai problemi) e ai meeting che organizziamo.
Per quanto riguarda le responsabilità ci sono dei principi che è utile seguire:
- Una decisione non è presa prima che le persone siano informate
- Abbiamo stabilito chi sarà responsabile della sua realizzazione
- Abbiamo stabilito delle scadenze
- Sappiano quali sono le persone che saranno influenzate dalla decisione ed è importante che anche loro lo sappiano, e comprendano e approvino quello che sta per accadere
- Anche e persone che non subiranno direttamene la decisione devono essere informate sulle conseguenze che saranno generate
Le decisioni saranno controllate e verificate periodicamente per essere sicuri di mantenere la giusta rotta, questo perché una scelta può potare anche a risultati differenti da quelli attesi, anzi questi si realizzano più spesso di quelli attesi, modificando completamente la nostra direzione.
Per questo avere la consapevolezza personale e del nostro team che possiamo cambiare per migliorare garantisce la serenità per affrontare nuove sfide e cambi di direzione.
In questo momento entra in gioco la responsabilità che un imprenditore o un’imprenditrice assume su di sé.
Per ciò quando decisione non porta i risultati attesi la responsabilità è della persona che ha preso la decisione e non di chi l’ha eseguita.
In questo modo si ridefinisce il senso di responsabilità e si vanno a gestire in maniera completamente diversa tutta una serie di conflitti che si accendono troppo spesso all’interno delle aziende.
Per questo una sistematica attività di revisione delle decisioni è un potente strumento di sviluppo. Verificare il risultato di una decisione rispetto alle aspettative mostra quali sono i punti di forza, dove è necessario migliorare e dove manca conoscenza e informazioni. Spesso quello che si osserva è che le decisioni non hanno prodotto i risultati attesi perché a compiere certe attività sono state messe persone non competenti a riguardo, ma è responsabilità di chi dirige saper valutare e scegliere chi è più adatto a certe attività, o in alternativa farsi aiutare da chi ne ha le capacità.
Questo flusso di informazioni è strettamente legato al fatto di comunicare in maniera da essere sicuri che i piani d’azione e le informazioni necessarie siano comprese.
Condividere i piani domandando commenti e feedback a tutte le persone coinvolte permette di esser sicuri di quali informazioni siano necessarie per realizzare quanto previsto.
Le aziende sono tenute insieme dalle informazioni che circolano piuttosto che dalle attività e dalle procedure.
Uno degli effetti collaterali delle informazioni è quello di generare troppi dati, per questo la scelta delle giuste informazioni è un processo necessario.
Anche perché questo ci porta al punto successivo:
Sapere cosa accade genera la messa fuoco di tanti elementi.
A questo punto come imprenditori e imprenditrici acquisire la capacità di mettere a fuoco fa la grande differenza rispetto alla possibilità di crescita della nostra impresa.
Focalizzarsi sulle opportunità piuttosto che sui problemi è uno dei maggiori punti di forza che possiamo acquisire.
Ovviamente l’attività di problem solving è necessaria ma ha lo scopo di prevenire i danni, mentre esplorare opportunità ha la potenzialità di produrre risultati innovativi.
Trattare una minaccia come opportunità avviene se facciamo attenzione:
- Ai successi inaspettati o ai fallimenti inattesi
- Alla distanza tra quello che potrebbe essere e quello che in realtà è, sia a livello produttivo che di processi e di servizi, quindi prestando attenzione all’innovazione di processo di prodotto o di servizio
- O possiamo prestare attenzione ai cambiamenti del mercato di riferimento o delle modalità produzione
- Ci possiamo far ispirare dal cambiamento degli aspetti demografici
- O dal cambio di mentalità (pensiamo ad esempio al recente incremento nell’uso di strumenti online di comunicazione)
- O semplicemente acquisendo nuove conoscenze o nuove tecnologie.
Un Aspetto pratico che possiamo attivare nelle nostre attività è quello di redigere ai fini di controllo un report mensile legato alle attività e alle scelte aziendali in cui, nella prima pagina, inseriamo un elenco di opportunità che abbiamo individuato nel mese.
Questo elenco può essere fatto da chiunque abbia la responsabilità di redigere i documenti di controllo ed analisi del suo specifico reparto. Questo genera un potenziale di crescita incredibile perché spinge le persone che gestiscono i diversi reparti a cambiare modo di vedere.
Quello che genera la lista delle opportunità è un senso di possibilità che va ad impattare sulle persone in maniera molto positiva.
Adesso parliamo dei meeting.
Svolgere un meeting in maniera produttiva è come usare un balsamo risanante e rinvigorente per tutta l’azienda.
Innanzitutto partiamo considerando un meeting anche una conversazione tra due persone. Per ciò cerchiamo di rendere produttivo anche questo semplice scambio.
Rendere un meeting produttivo significa fare si che sia una sessione di lavoro piuttosto che un ring in cui le persone di affrontano.
La chiave per rendere un meeting produttivo è quella di decidere in anticipo che tipo di meeting sarà.
Anche in questo caso il buon Drucker ci viene in aiuto definendo diverse tipologie di meeting:
- Un meeting in cui preparare delle dichiarazioni e delle azioni in questo tipo di meeting deve essere preparato da una persona incaricata deve portare uno schizzo del documento da approvare e alla fine del meeting sempre la stessa persona avrà la responsabilità di redigere il documento finale e distribuirlo.
- Un meeting in cui facciamo annunci come ad esempio cambi organizzativi. In questo caso il meeting deve essere limitato all’annuncio e alla sua discussione,
- Un meeting un cui sono esposti i dati di una sola persona in questo incontro saranno discussi solamente i dati riportati.
- Un incontro con vari report da diverse persone in questo incontro la presentazione di ogni persona deve essere contenuta in un tempo limitato con l’aggiunta di un tempo per domande e chiarificazioni. In alternativa per ogni report ci può essere una breve discussione di team. In questo caso i report devono essere distribuiti in anticipo per permettere a tutti di conoscerne i contenuti. Il tempo di presentazione dei report dovrebbe essere al massimo di 15 minuti.
Un buon follow up è altrettanto importante del meeting. Quando un incontro è finito è molto utile creare un documento che riassuma l’andamento del meeting le informazioni e le decisioni che ne sono risultate.
Questo compito spetta a chi gestisce i meeting con il suggerimento però di richiedere l’aiuto di altre persone che raccolgono le informazioni durante l’incontro.
Questo per permettere a chi dirige il meeting di potersi dedicare interamente all’ascolto, dando attenzione alla persona che sta parlando. Prendere appunti genererebbe un distacco facendo abbassare il livello di coinvolgimento.
L’ultimo aspetto è quello in cui un imprenditore, imprenditrice o manager, non si esprime dicendo “IO”, ma parla e pensa in relazione al “NOI” come organizzazione.
L’imprenditore o l’imprenditrice ha la responsabilità su quello che avviene ma questa è legata alla fiducia che ha verso la propria organizzazione. E pensare alle opportunità e ai bisogni dell’impresa prima che ai propri sviluppa un senso di gruppo e di collettività.
Un buon suggerimento è ascolta prima e parla poi.
Il risultato di tutte queste pratiche è quello di fare le cose giuste.
Un ultimo messaggio di Drucker è che l’efficacia è una disciplina che può essere appresa e deve essere appresa.
