Impostiamo il Budget Economico
Abbiamo già parlato di cos’è un Budget nel podcast Il Budget e la visione del Futuro.
Oggi facciamo un viaggio negli aspetti pratici della redazione di un Budget previsionale che sono quelli che talvolta spaventano maggiormente.
Trascrizione del Podcast
Impostiamo il Budget Economico
Ma non avere paura, perché per la realizzazione di un budget che dia una prima visione della tua impresa serve solo conoscere alcuni principi e poche formule e funzioni base di Excel. Se poi, una volta che avrai scoperto e verificato la sua immensa utilità non ne porrai fare a meno e vorrai sfruttare al massimo le sua potenzialità potrai farti affiancare da un esperto o un’esperta che porterà il nostro lavoro iniziale ad un livello molto più approfondito e ricco di sfaccettature.
Però attenzione ⚠️: il rischio a cui imprenditrici e imprenditori vanno incontro è quello di creare documenti e report che non rispecchiamo i loro veri bisogni e che alla fine useranno raramente.
Per questo il mio suggerimento, che sia la prima volta che fai un Budget o che tu lo stia già facendo da tempo, è quello di iniziale il percorso di Budgeting chiedenti:
Che tipi di dati voglio rilevare grazie al mio Budget?
Possono essere dati di tipo economico o di tipo finanziario, o possono essere dati quantitativi legati al numero di prodotti che dobbiamo vendere per raggiugnere il punto di pareggio. In ogni caso prima di addentrarti nella redazione del Budget chiarisciti questi punti… e poi parti…
Entriamo quindi nell’aspetto pratico della redazione del Budget. In questo podcast condividerò le regole fondamentali e quelle che applico entrando un po nel tecnico ma non troppo. Il mio scopo è quello di indicarti i passi utili alla corretta impostazione tecnica del tuo Budget previsionale.
Per me il punto di partenza è sempre il Conto Economico e lo Stato Patrimoniale provenienti dalla contabilità. Ci tengo a fare una puntualizzazione sul fatto che metto sempre prima il Conto Economico perché, dal mio punto di vista, tutti dovrebbero redigere un Budget delle proprie attività. E il conto economico è l’elemento comune alle imprese sia in contabilità semplificata che ordinaria.
Per questo oggi parleremo dell’impostazione del Budget del Conto Economico perché così facendo mi rivolgo a tutte le imprenditrici e gli imprenditori che ci stanno ascoltando, da chi è nel regime forfettario a chi gestisce una azienda strutturata.
Individuato il punto di partenza la cosa che dobbiamo fare è definire il periodo temporale in cui vogliamo impostare la nostra analisi. Mi spiego..
Per semplicità creeremo inizialmente un Budget annuale andando ad definire i ricavi ed i costi che saranno generati dalla nostra attività, ma sarà necessario, successivamente, suddividere i risultati in periodi infrannuali per verificare la nostra rotta e fare i necessari aggiustamenti qualora il Budget Previsionale non sia allineato a quello consuntivo. Posso ad esempio impostare periodi mensili di controllo che di conseguenza mi porteranno a costruire 12 budget previsionali o, alternativamente, 4 budget trimestrali.
Ovviamente i valori inseriti nei budget infrannuali non corrisponderanno al totale annuo diviso 12 o 4 ma saranno il frutto di un ragionamento specifico che ci porterà ad individuare gli importi da inserire ogni mese o ogni trimestre fra i costi e i ricavi e oggi vedremo un modo per far si che questi valori si generino automaticamente.
La contabilità sia a livello storico che a livello consuntivo è la nostra cartina tornasole e il mezzo di controllo per la verifica del raggiungimento degli obiettivi che ci stiamo dando nella redazione del Budget.
Quindi, tornato alla stesura del Budget la prima cosa da fare è avere il Conto Economico al 31/12 dei due anni precedenti a quello in corso e quello dell’anno in corso alla data di ultima registrazione, che presumibilmente sarà ad ottobre. Tutti questi dati dovremmo averli in formato Excel.
Il passo successivo è individuare e raggruppare le diverse tipologie di costi, per questo esiste in excel un semplice comando che permette di creare un elenco di voci e successivamente un menù a tendina in cui scegliere. Basta digitare su Google menù a tendina su Excel e i risultati ci guideranno in questa facile operazione.
Andando avanti nella nostra redazione la prima suddivisione e quella più semplice è tra costi fissi e costi variabili. Questa distinzione è di grande importanza soprattutto per chi è agli inizi della redazione del Budget. Il principio su cui si fonda è semplice, i valori legati ai costi variabili cambieranno in base al valore dei ricavi che inseriremo nel Budget, mentre quelli fissi dovranno necessariamente essere modificati a mano nei momenti in cui valuteremo che la crescita dei ricavi comporterà il loro l’aumento.
Due classici esempi di costi fissi sono il costo del personale e gli affitti di uffici e capannoni. Quello che spendiamo ogni mese per il personale rimane invariato sia che produciamo più ricavi sia che nel periodo si generi una perdita. La variazione di questo costo sarà dovuta in positivo ad una consistente e continuativa crescita de ricavi che richiederà nuove assunzioni, come, nella versione negativa il consolidamento della perdita di ricavi che ci costringerà a diminuire la forza lavoro.
I costi variabili classici invece sono le materie prime che variano in funzione della variazione dei ricavi.
Una variabile che segna la differenza rispetto i costi fissi è la velocità con cui questi valori cambiano. I costi fissi hanno un tempo di variazione più lento e sono collegati a cambi strutturali, i costi variabili si modificano più velocemente perché sono collegati ai singoli elementi della produzione.
Andando avanti nella predisposizione del nostro strumento di analisi i l passo successivo è quello di costruire, a partire dai dati raccolti dalla contabilità uno scheda che metta un’evidenza l’incidenza percentuale dei costi sui ricavi. Questo è il primo livello di analisi che cambia completamente la visione dei valori del conto economico per l’imprenditrice e l’imprenditore.
Analizzare i valori percentuali cambia la prospettiva e ci fa vedere come e quanto un dato elemento incide nella creazione del nostro ricavo e quando è importante nel flusso delle nostre attività.
Per farla semplice se le materie prime incidono sui miei ricavi per il 60% vuol dire che mi resta un margine del 40% per coprire gli altri costi e generare un utile per la prosecuzione della mia attività, se non riesco a tenere i costi all’interno di questo margine genero una perdita.
Quindi quello che vogliamo fare è creare una scheda in excel per i valori del conto economico annuale a altre schede i conti economici infrannuali, in cui copio i miei dai storici.
Fatto questo creo una colonna in cui imposto la formula per il calcolo dell’incidenza percentuale che è data dal valore del singolo costo diviso il totale dei ricavi da gestione caratteristica.
E’ importante puntualizzare che i ricavi della gestione caratteristica sono quelli generati dalla vendita dei prodotti o servizi che sono alla base del mio business. Esistono anche ricavi generati dalla gestione non caratteristica che sono quelli prodotti ad esempio dalla vendita di un immobile o di un macchinario in una ditta che però non svolge come business questa attività.
Andiamo avanti..
Una volta che ho individuato le incidenze percentuali dei costi sui ricavi, sia nel conto economico annuale che in quello infrannuale ho finalmente una visione più completa di come le attività che generano costi influiscono nel totale della mia impresa.
A questo punto voglio di realizzare una struttura di calcolo del mio budget annuale e lo faccio una nuova scheda in cui copio l’elenco dei conti e accanto ad ogni conto di ricavo o di costo vado ad inserire la percentuale di incidenza che ho trovato.
Fatto questo aggiunto una colonna accanto al valore percentuale che è data dal moltiplicazione del valore percentuale per il totale dei ricavi della mia gestione caratteristica che prevedo e voglio realizzare nell’anno.
Il principio si cui si basa questo modelli. Le incidenze percentuali, soprattutto quelli dei costi variabili, tendono, mediamente, a incidere in maniera uguale sui ricavi perché rappresentano il modo con cui gestiamo la nostra impresa.
Per questo al variare dei ricavi questi valori cambieranno di conseguenza.
Per i valori che abbiamo invece individuato come costi fissi, invece di collegate il valore percentuale all’ammontare dei ricavi lo collego al totale dei costi che prevedo di sostenere nell’anno. Per cui se penso che i miei affitti saranno uguali nell’ano 2022 indico un valore annuo che moltiplico per percentuale di incidenza dei singoli mesi avendo com risultato il costo infrannuale..
Questo strumento che, a partire dai dati percentuali crea quasi in automatico una proposta di distribuzione dei costi e dei ricavi mi serve per chiamare a raccolta i responsabili di reparto e iniziare con loro, a partire dai dati legati alle nostre attività passate, ad ipotizzare il nostro futuro e le nostre strategie.
In questo modo avrò a disposizione un potente strumento che mi permette semplicemente di costruire il mio budget economico.
L’ultimo passo è quello di prendere i valori del budget previsionale e confrontarli in base agli intervalli di tempo che abbiamo individuato, mensili o trimestrali, come quelli effettivi.
In questo processo la nostra attenzione sarà focalizzata soprattutto sugli scostamenti che metteranno in luce le differenza avvenute nella gestione e nella generazione dei risultati. Così se un costo sarà molto superiore vuol dire che dovrò subito comprenderne le cause ed eventualmente generare soluzioni.
Siamo alla fine di questo viaggio che forse per alcuni di voi è sembrato complicato, ma è vi assicuro che è molto più semplice di quanto sembri.
Questo è il primo passo nella costruzione di un sistema di analisi e controllo della propria attività, una volta realizzato il quale è possibile passare ad analisi più approfondite e dettagliate di cui avremo sicuramente l’occasione di parlare in altri podcast.
Per questo vi invito a pensare seriamente di fare, se non lo avete già fatto, il primo passo nella redazione del vostro budget economico, ci sentiamo alla prossima puntata and stay evolver.
