Viaggio nel Time Management
Sei schiacciato o schiacciata dall’ansia da prestazione, pensi troppo spesso che vorresti avere più tempo, più opportunità e maggiore capacità di realizzare il tuoi obiettivi il Time Management è l’attività a cui dovresti prestare attenzione.
Trascrizione del Podcast
Un Viaggio nel Time Management
Sei schiacciato o schiacciata dall’ansia da prestazione, pensi troppo spesso che vorresti avere più tempo, più opportunità e maggiore capacità di realizzare il tuoi obiettivi il Time Management è l’attività a cui dovresti prestare attenzione.
Oggi parliamo di..
Come pianificare e gestire il tempo che utilizziamo nelle nostre attività professionali e personali.
Ma giusto per dare subito un pò di ansia da prestazione vediamo quali sono i risultati, che tutti noi abbiamo sicuramente sperimentato a causa di una cattiva gestione del tempo.
I problemi che possiamo incontrare si possono dividere un due categorie quelli interni e quelli esterni:
Alla prima categoria appartengono… l’orrenda sensazione di aver perso tempo inutilmente
Senza parlare della tremenda mancanza di controllo che ci attanaglia, soprattutto le nottate (almeno per me)
La seconda categoria i problemi esterni si ricollegano ad una
Cattiva gestione dei flussi di lavoro con conseguente incatenamento delle scadenze
Prodotti e servizi scadenti e non finiti a dovere
E, nel peggiore dei casi, la perdita di fiducia delle persone con cui abbiamo a che fare.
Se hai vissuto qualcuno o più di questi problemi allora inizia a rilassarti perché oggi vediamo come affrontare la gestione del tempo in maniera graduale e organizzata.
Armiamoci quindi di buona volontà ed entriamo nella storia di oggi.
La prima cosa da sfatare sulla gestione del tempo è la frase..
“non ho tempo”
Ho deciso di cominciare da questo punto, tirandomi addosso le maledizioni di molti, perché dal mio punto di vista il tempo è strettamente collegato alla relazione che abbiamo con noi stessi e con quello che costituisce la nostra vita, i nostri impegni, le nostre responsabilità i nostri desideri.
Quindi dire non ho tempo è una mancanza di rispetto verso noi stessi e verso le persone con cui ci relazioniamo.
Perché questa frase nasce dalla nostra consapevolezza di non riuscire a fare quello che vogliamo fare o che, soprattutto, dobbiamo fare.
Facciamo attenzione però perché questa frase è legata ad un senso di responsabilità e “dovere” che spesso sentiamo di avere nei confronti di certe situazioni ma che ci porta a trovare giustificazioni per le nostre azioni o peggio ad arrabbiarci con chi ci chiede conto di quello che abbiamo o non abbiamo realizzato.
Rafforzare la consapevolezza del nostro ruolo e delle nostre scelte ci permette di introdurre con forza e determinazione la frase “ho altre priorità” .
Che è un’affermazione che indica la volontà di riconquistare il senso della scelta e della padronanza del mio tempo.
Fatte queste premesse proseguiamo il nostro viaggio..
Quindi abbiamo parlato di priorità come strumento per fare un passaggio mentale grazie al quale ci impossessiamo della gestione del nostro tempo e delle scelte che vogliamo fare o che dobbiamo fare nella nostra vita.
A questo punto del nostro viaggio ci troviamo di fronte ad una delle difficoltà che ho sempre avuto quando sperimento delle nuove metodologie
Quello che imparo va in conflitto e viene scacciato dalle mie abitudini quotidiane, come abbiamo visto nella puntata sui ricordi (che ti invito ad ascoltare se non lo hai ancora fatto).
Detto questo il mio suggerimento, anche perché è ciò che funzionato per me, è quello di iniziare registrando l’uso del tempo nelle nostre attività quotidiane.
La cosa più importante un questa attività è di limitarsi a registrare quello che facciamo senza tentare di fare nessuna modifica.
Posso sfruttare delle sveglie (il Campo dei Ricordi) per ricordarmi di annotare quello che sto facendo, posso fare un elenco di tutte le mie attività giornaliere, scrivendo una ToDo List delle mie giornate,
Posso scrivere le cose che faccio o posso usare delle app sul cellulare l’importante è riuscire ad avere una visione più chiara e completa delle mie giornate in un documento scritto e verificato.
Questo è il il primo passo che ci porta più vicini alla gestione del nostro tempo.
Il solo fatto di iniziare a prendere coscienza di come passiamo il tempo nelle nostre giornate sarà per molti di noi una grande rivoluzione.
Anche perché per la mia esperienza cercare di cambiare qualcosa senza sapere da dove partiamo ci porta una grande perdita di energia ed è la fonte di immense frustrazioni.
Sapere cosa faccio e perché lo faccio nutre il mio desiderio di fare e migliorare.
Ok direi che il giusto tempo per portare avanti il diario delle mie giornate è di una settimana, in questo modo dovrei avere un quadro generale, piuttosto completo, di come impiego il tempo e di quelli che le attività che generalmente compio.
Adesso inizia il divertimento, il percorso che ci porterà a entrare in possesso del nostro tempo.
Per iniziare, quando ti senti pronto o pronta, ritagliati un’ora per iniziare raccogliere le idee (la cosa importante è che in questa ora fai in modo che nulla e nessuno ti disturbi, scompari dai radar di tutti e stacca il cellulare)
In quest’ora scrivi una lista di tutte le cose che vuoi e devi fare suddividendole in:
Cose Ricorrenti Indispensabili
Progetti in Corso
Progetti Futuri
Il Diario dei Desideri
In quest’ora pensa solo a liberare la mente da tutto quello che contiene,
Quello che mi è successo e mi auguro che succeda anche a te è quello di provare un senso di leggerezza vedendo quello che era stipato nella mia testa scritto su un foglio che potevo gestire.
Quando hai finito di raccogliere le cose che vuoi fare ritagliati un’altra ora di tempo, puoi farlo nello stesso giorno in cui hai creato al lista ma ricordati di fare una una pausa in cui bevi un bel bicchiere d’acqua o ti sgranchisci le gambe.
Nella seconda sessione di lavoro trasforma tutte le cose che hai messo nell’elenco in azioni concrete.
Un’aspetto importante è quello di dividere le cose da fare in azioni più piccole che richiedono un impegno limitato e che senti di poter gestire meglio.
Ad esempio se tra le azioni indispensabili ho da fare la fatturazione posso suddividere l’azione durante il mese in piccole azioni di registrazione a fine giornata, invece di raccogliere tutti i dati in un giorno solo oppure posso studiare dei sistemi di automazione.
In soldoni quello che è importate fare è essere creativi per decidere il modo migliore per gestire le azioni e le attività che abbiamo identificato.
Questo è il momento più importante in cui avrò a che fare con le mie abitudini. E’ in questo momento che alla mia mente sorgeranno tutti pensieri e le ragioni che mi spiegheranno perché non posso cambiare quello che ho fatto in un certo modo fino ad oggi.
E’ in questo momento che si gioca la differenza tra elencare un problema e trovare una soluzione. Soprattutto se la mia opposizione è legata ad un’abitudine che mi genera problemi, rispondere che non c’è alternativa rende il problema cronico.
La scelta è comunque mia.
Quando hai finalmente il tuo elenco di azioni è giunto il momento di definire le priorità.
Questa è la fase in cui iniziamo a organizzare le attività secondo una scala gerarchica mettendo in alto quelle più importanti e indispensabili e successivamente quelle meno importanti.
In questa fase un’ottimo strumento è ma matrice di Eisenhower. Realizzare la matrice è molto facile, prendo un foglio e lo divido un quattro parti in cui scrivo, a partire dal quadrante in alto:Importante e Urgente, importante e NON urgente, NON importante e urgente, NON importante e NON urgente nell’ultimo quadrante in basso a destra. (Se cerchi online Matrice di Eisenhower trovare sicuramente lo schema)
Inserisco poi tutte le mie attività nei diversi quadranti e così costruisco la prima struttura sulla suddivisione delle mie priorità.
La Parte che è più importante per la mia realizzazione è quella che contiene le cose Importanti ma non Urgenti perché sono quelle a cui mi posso dedicare per la costruzione e il consolidamento delle mie capacità e di quelle attività legate più all’aspetto qualitativo che quantitativo.
La realtà è che però solitamente siamo catturati e tenti ostaggio di quelle Importanti e Urgenti attività che dobbiamo imparare a limitare. Questo lo possiamo fare grazie all’organizzazione e al coordinamento con le persone che ci circondano e con cui collaboriamo.
Per fare questo possiamo utilizzare due idee che permettono di preparare, tutto quello che ci serve per facilitare il lavoro che dovremo fare, prima di compiere un’azione.
Allora, la prima cosa da considerare è la costruzione di un elenco chiamato cosa ho e cosa mi manca. In questo elenco inserisco tutti gli elementi di cui ho bisogno per cominciare l’azione e che permetteranno di risparmiare un sacco tempo e di sforzi.
Il secondo elenco è invece un elenco dei misuratori di risultato che mi aspetto dalle azioni che voglio compiere. per cui, una volta che ho ottenuto il risultato posso passare all’azione successiva.
Perché sono importanti i misuratori di risultato? Primo perché un obiettivo per essere concetto deve essere misurabile e poi perché spesso ci perdiamo nella comprensione di quello che le persone si aspettano da noi e dalle nostre azioni o ancora peggio non siamo chiari con noi stessi su quello che dovrebbe essere il risultato delle nostre attività.
Adesso che abbiamo una serie di elenchi suddivisi per priorità e sappiamo quello che ci serve e cosa vogliamo raggiugnere iniziamo a creare lo spazio per le nostre azioni e lo facciamo con un’idea che per quanto semplice, se applicata cambia radicalmente le cose.
Parliamo del metodo del TimeBoxing
In realtà hai sicuramente già applicato questo modello nella tua vita e anche in questo podcast ti ho già indicato un’attività che lo utilizza quando ti ho suggerito di prenderti un’ora di tempo per costruire la lista delle cose da fare e un’altra ora per definire le azioni
Il metodo si basa sul programmare degli slot di tempo predefiniti in cui focalizziamo la nostra attenzione e le nostre azioni dedicandoci prevalentemente e senza distrazioni ad una certa attività.
Per cui raccogliamo il materiale necessario e identifichiamo il risultato atteso e poi ci gettiamo nella nostra attività.
Il mio suggerimento è di iniziare gradualmente dedicando prima 20/30 minuti di concentrazione continuativa per poi aumentare gradualmente fino anche a 60/120 minuti di TimeBoxing.
Inutile dire che è importante limitare al massimo le interruzioni. Quando avvengono dobbiamo stoppare il timer, fare una pausa e riprendere la concentrazione. Sono se riusciamo a costruire i nostri spazi di concentrazione possiamo incrementare notevolmente i risultati per unità di tempo.
L’aspetto fondamentale del timeBoxing è che quando una sessione finisce ci dobbiamo prendere un momento di Pausa in cui ci dedichiamo a qualcosa di rilassante e che non richiede impegno.
Una delle tecniche che fa uso del concetto del timeBoxing è la tecnica Pomodoro sviluppata da Francesco Cirillo suggerisce di impostare sessioni di 25 minuti con pause di 5 minuti.
Quando avrete sperimentato abbastanza con questi strumenti e avrete iniziato a prendere maggiore possesso del vostro tempo una tecnica da prendere in considerazione per un ulteriore passo in avanti è la Metodologia Agile o Agile che dir si voglia
Questa metodologia è stata presentata da J.D. Meier nel suo libro Getting Results The Agile Way e si fonda sull’importanza data ai risultati delle azioni piuttosto che alle azioni stesse.
Il presupposto è analizzare i risultati ottenuti in un giorno, in una settimana, in un mese e in un anno in modo da valutare se le strategie che abbiamo adottato stanno andando nella direzione giusta e se hanno bisogno di essere modificate e migliorate.
Il modello si basa sull’identificare i risultati che vogliamo ottenere entro l’anno, il mese la settimana e il giorno.
Per cui possiamo affinare il nostro elenco in base alle diverse fasi temporali del metodo Agile e quindi costruire per il prossimo anno la struttura dei miei successi.
Per mettere in pratica il metodo esiste un sistema a tre elementi che dobbiamo seguire settimanalmente:
La Monday Vision che avviene ogni lunedì in cui scegliamo tre obiettivi che vogliamo raggiugnere nella settimana che viene.
Il daily Win in cui per ogni singolo giorno individuiamo i risultati che vogliamo consegue entro la fine della giornata
E il Friday Reflection che come dice il nome avviene il venerdì in ci prendiamo il tempo necessario (ricovando il principio del time Boxing) per valutare i risultati ottenuti e capire cosa è andato bene e cose può essere migliorato.
Applicare questa attività alla lista delel cose importanti in cui vogliamo investire tempo ed energie un acceleratore per la nostra vita e per la conquista di quello che desideriamo.
